Ex-Mitarbeitende als Sicherheitsrisiko

Nur die Hälfte der KMUs können ausschließen, dass ehemalige Mitarbeitende noch Zugriff auf das Datennetz ihres Ex-Arbeitgebers haben. Der Zugriff auf Cloud Daten wird nur von 40% ausgeschlossen und ist damit noch besorgniserregender, denn es stellt ein enormes Sicherheitsrisiko dar. Diese Zahlen gehen aus dem aktuellen Report von Kaspersky SMB Cyber Resilience hervor.

Meldungen wie diese alarmieren und lassen gleichzeitig mehrere Fragen aufkommen: Wie kommt es zu solch großen Werten? Wo liegen die Ursprünge dieses Problems? Ist es ein technisches oder organisatorisches Problem? Und welche sind die richtigen Gegenmaßnahmen?

Diese Fragen haben wir uns als KMU-Berater selbstverständlich auch gefragt und wir haben mehrere Strategien entwickelt, um diesem Umstand entgegenzutreten. Unser Hauptaugenmerk liegt auf der Durchgängigkeit und der Qualität des Personalmutationsprozess. In vielen Fällen fokussiert sich das KMU-Umfeld vermehrt auf das «On-Boarding» neuer Mitarbeiter, während das «Off-Boarding» fatalerweise vernachlässigt wird. Es lässt sich häufig folgendes Szenario beobachten: Wenn neue Mitarbeitende eintreten und nicht auf die Unternehmensdaten zugreifen können, wird dies unmittelbar bemerkt und direkt behoben. Das Nicht-Deaktivieren eines Zugriffs hingegen hat keinen Einfluss auf den Betrieb, dieser läuft trotzdem weiter. Aus Sicherheits- oder auch aus Lizenztechnischer-Sicht jedoch ist das Nicht-Deaktivieren eines Zugriffs sehr gefährlich.

Wie muss nun ein KMU diese Herausforderung angehen? In der Verantwortung befinden sich die Personalabteilung, jedoch auch die Informatik. Zum Austrittsprozess sollte eine Checkliste enthalten sein. Ganz oben auf dieser Liste sollte der Punkt «Deaktivieren des Zugriffs» stehen. Die Informatik kann zusätzlich beim Erfassen eines neuen Zugriffs abklären, ob dies ein zusätzlicher oder ein Ersatzzugriff ist. Aber auch dies muss im entsprechenden Prozess eingebaut und gelebt werden.

Das bedeutet, dass es vielmehr eine organisatorische Herausforderung (Stichwort «Governance») und keine technische ist. Trotzdem kann der Personalmutationsprozess mit einem Tool unterstützt und sichergestellt werden, dass die Aktivitäten durchgeführt und kontrolliert werden.

Unterstützung bieten verschiedene Softwarelösungen, die die Prozesse automatisch ansteuern. Ein Beispiel dafür ist ein DMS (Dokumenten Management System mit Workflowfunktionalität), welches mittlerweile auch für KMUs erschwinglich ist.

In jedem Fall ist es sinnvoll, sich als Unternehmen über den Umgang mit Ex-Mitarbeitern Gedanken zu machen und die eigenen Daten zu schützen. Wir helfen Ihnen gerne weiter und beantworten noch offene Fragen zu diesem und mehreren Themen.

Persönlich entdeckt. Microsoft Forms

Seit Jahren unterstütze ich meine Kunden bei Ausschreibungen und Evaluationen. Immer wieder müssen Angebote und/oder Varianten bewertet werden. Um die Bewertung im Projektteam durchzuführen habe ich über die Jahre ein raffiniertes Excelsheet erarbeitet, welches für die Bewertung verwendet werden kann. Die Verteilung und das Konsolidieren ist entsprechend aufwendig und komplex. Heute durfte ich das erste Mal Microsoft Forms für eine Bewertung erarbeiten. Ich war positiv überrascht. Einfache Bedienung und integrierte Funktionalitäten. Probiert es aus!

Daher mein Tipp für Heute, hinterfragt die alte Zöpfe und entdeckt Neuses - nicht immer erfolgreich, aber im Fall von Forms überraschend hilfreich, modern und effizient. Gerade in der Microsoft 365 Welt explodieren die hilfreichen Apps.

An papierlos ist noch lange nicht zu denken.

Diese Meldung vom 9. August 2022 verbunden mit der Information, dass HP Multifunktionsgeräte und Zubehör für 80 Mio. CHF an den Bund liefert, hat mich aufhorchen lassen. Der Bund geht davon aus, dass innert 5 Jahren rund 8800 Multifunktionsgeräte (MFP) in verschiedenen Ausführungen sowie rund 200 Plotter bezogen werden.

Noch weit weg von der papierlosen Verwaltung. Im Jahr 2020 sind laut der Ausschreibung über 151 Millionen Seiten gedruckt und gut 38 Millionen Seiten gescannt worden. Tendenziell sei davon auszugehen, dass weniger Printer und mehr MFP benötigt werden. Die IT-Dienstleister des Bundes rechnen damit, dass die Zahl der gedruckten Seiten weiter rückläufig sein werden, es gleichzeitig aber zu einem erhöhten Scanvolumen kommen werde.

Als Berater für digitale Transformation nahm ich die Aussage, dass zukünftig mehr gescannt wird, positiv zur Kenntnis und kann diese aufgrund meiner Erfahrung unterstützen. Sehr häufig wird als Teilprojekt der digitalen Transformation das Papier durch digitale eingescannte Dokumente abgelöst. Für die Verarbeitung der digitalen Dokumente wird heute ein Enterprise Content Management (ECM) eingesetzt.

Welche Vorteile bietet ein Enterprise Content Management-System? ECM fördert den Informationsaustausch, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen. Die Mitarbeiter können effizienter arbeiten und sind deutlich motivierter und zusätzlich profitiert man von Kosteneinsparungen auf unterschiedlichen Ebenen.

Ein solch papierloses Büro verzichtet weitgehend auf papiergebundene Dokumente und setzt auf digitale Bearbeitung, Speicherung und Archivierung – für mehr Effizienz, Arbeitseinsparung und Umweltschutz.

Vorteile sind:

· Zentrale Datenspeicherung

· Reduzierung von Suchzeiten

· Entlastung der E-Mail-Postfächer

· Einsparung von physischen Archivräumen

· Suchfunktionen vereinfachen Wissenstransfer und Recherche

· Ihre Dokumente sind immer und überall verfügbar

· Versionskontrolle und Revisionssicherheit

· Senkung der Papierkosten

· Senkung der Druck- und Zustellkosten

· Beschleunigung von Geschäftsprozessen

· Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

· Zeitersparnis durch optimierte Prozesse

· Schnittstellen zu Umsystemen wie z.B. ERP, CRM, E-Mail, etc.

Fazit: Durch die Digitalisierung des Büropapier und Einsatz eines ECM ist die digitale Transformation nicht abgeschlossen, diese beinhaltet einiges mehr. Ein wichtiger Schritt, welcher als Basis angesehen werden kann, ist jedoch erledigt und unterstützt die weitere digitale Reise der Firma.

Charles Rüedi – ICT Sourcing Advisor