Diese Meldung vom 9. August 2022 verbunden mit der Information, dass HP Multifunktionsgeräte und Zubehör für 80 Mio. CHF an den Bund liefert, hat mich aufhorchen lassen. Der Bund geht davon aus, dass innert 5 Jahren rund 8800 Multifunktionsgeräte (MFP) in verschiedenen Ausführungen sowie rund 200 Plotter bezogen werden.
Noch weit weg von der papierlosen Verwaltung. Im Jahr 2020 sind laut der Ausschreibung über 151 Millionen Seiten gedruckt und gut 38 Millionen Seiten gescannt worden. Tendenziell sei davon auszugehen, dass weniger Printer und mehr MFP benötigt werden. Die IT-Dienstleister des Bundes rechnen damit, dass die Zahl der gedruckten Seiten weiter rückläufig sein werden, es gleichzeitig aber zu einem erhöhten Scanvolumen kommen werde.
Als Berater für digitale Transformation nahm ich die Aussage, dass zukünftig mehr gescannt wird, positiv zur Kenntnis und kann diese aufgrund meiner Erfahrung unterstützen. Sehr häufig wird als Teilprojekt der digitalen Transformation das Papier durch digitale eingescannte Dokumente abgelöst. Für die Verarbeitung der digitalen Dokumente wird heute ein Enterprise Content Management (ECM) eingesetzt.
Welche Vorteile bietet ein Enterprise Content Management-System? ECM fördert den Informationsaustausch, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen. Die Mitarbeiter können effizienter arbeiten und sind deutlich motivierter und zusätzlich profitiert man von Kosteneinsparungen auf unterschiedlichen Ebenen.
Ein solch papierloses Büro verzichtet weitgehend auf papiergebundene Dokumente und setzt auf digitale Bearbeitung, Speicherung und Archivierung – für mehr Effizienz, Arbeitseinsparung und Umweltschutz.
Vorteile sind:
· Zentrale Datenspeicherung
· Reduzierung von Suchzeiten
· Entlastung der E-Mail-Postfächer
· Einsparung von physischen Archivräumen
· Suchfunktionen vereinfachen Wissenstransfer und Recherche
· Ihre Dokumente sind immer und überall verfügbar
· Versionskontrolle und Revisionssicherheit
· Senkung der Papierkosten
· Senkung der Druck- und Zustellkosten
· Beschleunigung von Geschäftsprozessen
· Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
· Zeitersparnis durch optimierte Prozesse
· Schnittstellen zu Umsystemen wie z.B. ERP, CRM, E-Mail, etc.
Fazit: Durch die Digitalisierung des Büropapier und Einsatz eines ECM ist die digitale Transformation nicht abgeschlossen, diese beinhaltet einiges mehr. Ein wichtiger Schritt, welcher als Basis angesehen werden kann, ist jedoch erledigt und unterstützt die weitere digitale Reise der Firma.
Charles Rüedi – ICT Sourcing Advisor